Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben oder Ihre Rechte ausüben möchten, können Sie sich jederzeit an die oben genannten Kontaktdaten wenden. Wir bemühen uns, Ihre Anfragen innerhalb von 48 Stunden zu beantworten.

2. Welche Daten erfassen wir

Im Rahmen der Nutzung unserer Plattform verarbeiten wir verschiedene Kategorien personenbezogener Daten. Die konkrete Datenerhebung hängt davon ab, wie Sie unsere Dienste nutzen.

Daten bei der Registrierung

Wenn Sie ein Konto bei sypherentivo erstellen, erfassen wir:

• Vor- und Nachname
• Geschäftliche E-Mail-Adresse
• Firmenname und Position
• Telefonnummer (optional)
• Passwort (verschlüsselt gespeichert)

Daten bei der Nutzung der Plattform

Während Sie unsere Budget-Approval-Workflow-Software verwenden, speichern wir:

• Budget-Anträge und damit verbundene Dokumente
• Genehmigungsverläufe und Entscheidungen
• Kommentare und interne Notizen
• Zeitstempel von Aktivitäten
• Interaktionen mit anderen Nutzern in Ihrem Unternehmen

Technische Daten

Unser System erfasst automatisch bestimmte technische Informationen:

• IP-Adresse und geografischer Standort
• Browser-Typ und Version
• Betriebssystem
• Zugriffszeitpunkte
• Verweisende Website

3. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten nur für klar definierte Zwecke. Jede Verarbeitung dient einem konkreten Ziel und erfolgt nur im notwendigen Umfang.

Wir nutzen Ihre Daten nicht für Werbezwecke Dritter. Alle Analysen dienen ausschließlich der Verbesserung unserer eigenen Dienste und der Benutzererfahrung.

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Jede Verarbeitung personenbezogener Daten basiert auf einer der folgenden Rechtsgrundlagen gemäß DSGVO:

Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Die Verarbeitung ist notwendig, um unseren Vertrag mit Ihnen zu erfüllen. Das betrifft alle Daten, die wir benötigen, um Ihnen Zugang zu unserer Plattform zu gewähren und die gebuchten Funktionen bereitzustellen.

Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Wir verarbeiten bestimmte Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Sicherheit unserer Systeme und der Verbesserung unserer Dienste. Dabei wägen wir stets Ihre Interessen gegen unsere ab.

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Für bestimmte Verarbeitungen, etwa den Versand von Produkt-Updates oder Umfragen, holen wir Ihre ausdrückliche Einwilligung ein. Diese können Sie jederzeit widerrufen.

Gesetzliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

In manchen Fällen sind wir gesetzlich verpflichtet, Daten zu speichern – etwa zur Erfüllung steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen.

5. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Sobald der Speichergrund entfällt, werden die Daten gelöscht – es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten stehen dem entgegen.

Löschung auf Anfrage

Sie können jederzeit die Löschung Ihrer Daten verlangen. Wir prüfen jeden Antrag sorgfältig und löschen alle Daten, für die keine Aufbewahrungspflicht besteht. Den Status Ihrer Löschanfrage teilen wir Ihnen innerhalb von 14 Tagen mit.

6. Weitergabe von Daten

Ihre Daten bleiben grundsätzlich bei uns. Wir geben sie nur in folgenden Fällen an Dritte weiter:

Auftragsverarbeiter

Für bestimmte technische Dienste arbeiten wir mit sorgfältig ausgewählten Dienstleistern zusammen. Diese verarbeiten Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen:

• Hosting-Anbieter in Deutschland (Server-Betrieb)
• E-Mail-Dienst für Systembenachrichtigungen
• Zahlungsdienstleister für Rechnungsabwicklung

Mit allen Auftragsverarbeitern haben wir Verträge gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen, die den Schutz Ihrer Daten gewährleisten.

Gesetzliche Verpflichtungen

In seltenen Fällen sind wir gesetzlich verpflichtet, Daten an Behörden weiterzugeben – etwa bei richterlichen Beschlüssen oder behördlichen Anordnungen. Wir prüfen jede Anfrage auf ihre Rechtmäßigkeit.

Keine Datenübermittlung außerhalb der EU

Alle Ihre Daten werden ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert. Es findet keine Übermittlung in Drittländer statt.

7. Ihre Rechte als Betroffener

Die DSGVO räumt Ihnen umfassende Rechte ein. Sie können diese jederzeit ausüben, indem Sie uns über die oben genannten Kontaktdaten erreichen.

So üben Sie Ihre Rechte aus

Senden Sie uns einfach eine E-Mail an info@sypherentivo.com mit Ihrem Anliegen. Wir benötigen von Ihnen:

• Eine Kopie Ihres Ausweises zur Identitätsprüfung
• Eine genaue Beschreibung Ihres Anliegens
• Die E-Mail-Adresse Ihres sypherentivo-Kontos

Wir bearbeiten Ihre Anfrage innerhalb der gesetzlichen Frist von einem Monat. In komplexen Fällen können wir diese Frist um zwei weitere Monate verlängern – Sie werden darüber informiert.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sollten Sie der Meinung sein, dass wir Ihre Daten nicht rechtmäßig verarbeiten, haben Sie das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für Nordrhein-Westfalen ist dies:

8. Technische und organisatorische Sicherheit

Der Schutz Ihrer Daten hat für uns höchste Priorität. Wir setzen moderne Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Informationen vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Manipulation zu schützen.

Verschlüsselung

Alle Datenübertragungen zwischen Ihrem Browser und unseren Servern erfolgen ausschließlich über verschlüsselte HTTPS-Verbindungen. Passwörter werden mit modernen Hashing-Verfahren gespeichert und sind für uns nicht im Klartext einsehbar.

Zugriffskontrolle

Nur autorisierte Mitarbeiter haben Zugriff auf personenbezogene Daten – und auch nur im Rahmen ihrer Aufgaben. Alle Zugriffe werden protokolliert und regelmäßig überprüft. Unsere Mitarbeiter sind auf das Datengeheimnis verpflichtet.

Infrastruktur

Unsere Server befinden sich in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland mit physischen Sicherheitsvorkehrungen, redundanten Systemen und regelmäßigen Sicherheitsaudits. Wir führen tägliche Backups durch, die ebenfalls verschlüsselt gespeichert werden.

Regelmäßige Überprüfung

Wir überprüfen unsere Sicherheitsmaßnahmen kontinuierlich und passen sie an neue Bedrohungen an. Externe Sicherheitsexperten führen jährlich Penetrationstests durch.

Ihre Rolle bei der Sicherheit

Auch Sie können zur Sicherheit Ihrer Daten beitragen:

• Verwenden Sie ein starkes, einzigartiges Passwort
• Geben Sie Ihre Zugangsdaten niemals weiter
• Melden Sie uns verdächtige Aktivitäten sofort
• Halten Sie Ihre Geräte und Browser aktuell